WHISTLEBLOWING
GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
Il Dlgs. 23/24 rappresenta un’ulteriore sintesi della nostra esperienza tecnico-giuridica, richiedendo, contestualmente, competenze specifiche informatiche, giuridiche ed in materia di compliance al GDPR.
I professionisti di CITG implementano il Sistema WB a fianco dei propri Clienti, fornendo tutti gli strumenti necessari: consulenza, creazione della pagina web dedicata, set documentale, gestione del canale interno tramite piattaforma, formazione dei dipendenti.
Grazie all’esperienza maturata negli anni quali membri di Organismi di Vigilanza e avendo approfondito la normativa sin dalla sua pubblicazione, lo scorso 30 marzo, anche tramite formazione specifica attestata in materia, rivestiamo già il ruolo di Gestore Esterno di Società Clienti.
L’estraneità alla struttura aziendale, e le competenze dei professionisti, permettono una autonoma gestione del canale di segnalazione.
Si evitano, così, eventuali conflitti d’interesse che si avrebbero con il coinvolgimento del personale dipendente che, tranne in casi molto specifici, non può garantire l’autonomia rispetto all’Organo Gestorio e la preparazione specifica che la norma richiede.
Nello svolgere l’incarico di Gestore Esterno ci assicuriamo che il costante monitoraggio, la conseguente apertura della segnalazione, l’eventuale svolgimento degli accertamenti, l’interlocuzione con il segnalante, nonché la fase di riscontro finale, siano sempre eseguiti mantenendo l’elevato standard di riservatezza richiesto dalla norma.
Alternativamente il Cliente può individuare altro Gestore, che successivamente all’implementazione del Sistema, sarà l’unico soggetto, unitamente a chi lo stesso autorizzerà ai vari livelli consentiti, a poter accedere alla Piattaforma al fine di gestire le segnalazioni.
In questo caso CITG può alternativamente fornire l’utilizzo della Piattaforma personalizzata a fronte di canone mensile, ovvero prestare la consulenza per la predisposizione del Sistema WB e fornire l’utilizzo della Piattaforma personalizzata; in entrambi i casi le credenziali per l’accesso verranno date al soggetto e/o soggetti che il Cliente indicherà.
Questa soluzione si presta anche nell’ipotesi in cui il Cliente possa individuare, avendo una struttura aziendale adatta, un soggetto o ufficio interno quale Gestore delle Segnalazioni.
WHISTLEBLOWING
PIATTAFORMA
CITG permette ai propri Clienti di adeguarsi in modo semplice e conforme alla normativa in materia di Whistleblowing, tramite l’utilizzo di una piattaforma, di cui siamo Partner.
La Piattaforma che utilizziamo assicura il sistema di crittografia end-to-end, server sicuri e autenticazione multifattoriale, e permette la segnalazione anche tramite QR code.
È personalizzabile, con possibilità di inserire branding, lingua e qualsiasi set informativo specifico del Cliente.
Ci occupiamo in prima persona della personalizzazione senza che alcuna Vostra risorsa debba essere gravata da ulteriori adempimenti
Il Cliente potrà decidere se affidare a CITG anche l’incarico di Gestore o individuare altro Gestore terzo che, successivamente all’implementazione del Sistema da noi effettuata, sarà l’unico a potervi fare accesso al fine di gestire le segnalazioni, garantendo quindi la riservatezza richiesta dalla norma.
Per effettuare segnalazione orale ed anonima, la piattaforma prevede un sistema di distorsione vocale, tale da mantenere l’anonimato desiderato, ma non per questo rinunciando al mantenimento delle interlocuzioni con il Gestore delle segnalazioni.
Il Gestore, infatti, potrà comunicare con il Segnalante in qualsiasi momento, il quale, a sua volta, avrà la possibilità di accedere al portale ogniqualvolta lo desideri, per vedere lo stato della segnalazione stessa, oltre ad eventuali richieste o comunicazioni da parte del Gestore della Segnalazione.
Di seguito si può accedere alla pagina di prova che mettiamo a disposizione in modo che possiate testare i contenuti e le funzionalità del sistema per il segnalante.
Le voci del Whistleblowing
CANALE INTERNO
Una piattaforma totalmente sicura e conforme ai requisiti tecnici e giuridici della norma
GESTORE DELLE SEGNALAZIONI
Una figura competente che dà le massime garanzie di indipendenza e professionalità
ASSISTENZA TECNICA
Una struttura in grado di fornire assistenza tecnica per la predisposizione e manutenzione del canale interno